Steg 4: Genomföra projekt eller verksamhet

I genomförandet omsätts planering och intentioner i praktiken. För att arbetet ska fungera över tid behövs tydliga arbetssätt, god samverkan och utrymme för lärande och dialog. Samtidigt behöver strukturerna vara ändamålsenliga och fungera i vardagen, särskilt i verksamheter där arbetet i hög grad bygger på engagemang, relationer och samverkan mellan olika aktörer.

Här har vi samlat sådant som kan hjälpa er i genomförandet av projekt eller verksamhet som finansieras av oss. 

Fem unga tjejer som håller om varandra framför en betongbyggnad

4.1 Genomför projekt

Tydliga strukturer är viktiga för att ett projekt eller en verksamhet ska fungera över tid. Det kan till exempel handla om fasta möten, dokumenterade arbetssätt, tydliga roller, klara beslutsvägar och former för uppföljning. När det finns en sådan struktur blir arbetet mindre sårbart och det blir lättare att behålla riktning och kontinuitet, även när förutsättningarna förändras eller personer byts ut.  

Strukturer i ett projekt eller en verksamhet är avgörande för att skapa stabilitet, tydlighet och långsiktiga resultat. En tydlig struktur kan till exempel bestå av fasta mötesdagar, dokumenterade processer, tydliga roller och ansvarsområden, tydliga beslutsvägar och verktyg för uppföljning. När dessa delar är på plats blir det lättare att behålla riktning även när förutsättningar förändras eller när personer byts ut. 

Det är viktigt att inte göra strukturerna för komplexa – enkla och tydliga arbetssätt är oftast de som faktiskt används i praktiken.

Strukturen ni lägger upp behöver anpassas eller vara förankrad med hur ni arbetar inom er organisation och utgå från syftet med projektet och målen ni sätter upp.  

Det är också viktigt att inte göra strukturerna för komplexa – enkla och tydliga arbetssätt är oftast de som faktiskt används i praktiken. Slutligen bidrar delaktighet till hållbarhet: när målgruppen och medarbetare är med och formar strukturerna ökar både förståelsen och viljan att arbeta med dem över tid. 

En hållbar verksamhet handlar inte bara om formella strukturer utan också om att skapa förutsättningar för goda relationer och tillit i arbetet. Att planera för gemensam reflektion, lärande och informella samtal kan stärka samarbetet och göra det lättare att hantera utmaningar över tid. 

Projekt och verksamheter behöver också vara flexibla. Genom att löpande reflektera över resultat och erfarenheter kan arbetssätt justeras för att nå era mål och delmål. Detta ökar möjligheten att aktiviteterna förblir relevanta och effektiva. Glöm inte att ni kan dokumentera lärande och anpassningar i projektdagboken, som ni hittar här.

Om ni under bidragsperioden ser att ni behöver justera projektet eller verksamheten, eller göra förändringar som påverkar budgeten, är det viktigt att ni kontaktar oss. Då kan vi föra en dialog om förändringarna och hur de ska hanteras. 

Ett lärande arbetssätt kan till exempel innebära att dokumentera viktiga insikter, pröva och utveckla metoder stegvis, skapa återkommande tillfällen för gemensam reflektion och dela erfarenheter inom organisationen. På så sätt blir kunskapen mindre beroende av enskilda personer och kan i stället tas vidare i organisationen och bidra till långsiktig utveckling. 

Vi rekommenderar att ni använder er av en projektdagbok där ni dokumenterar ert projekt löpande. Den är inte obligatorisk men hjälpsam när ni ska följa upp och redovisa era projekt och verksamheter till oss.  

Vi har tagit fram en enkel mall för projektdagbok som ni kan använda för att dokumentera ert projekt eller verksamhet mer löpande. Ni hittar den även i nästa kapitel om ni inte vill använda en Word-mall. 

Vi rekommenderar också att ni skapar en gemensam yta där ni samlar alla viktiga dokument och beslut ni tar för projektet eller verksamheten. Det är viktigt både för spårbarheten och kommer underlätta när ni redovisar till oss.  

4.2 Projektdagbok - stödfrågor för reflektion och dokumentation

I projektdagboken kan ni dokumentera de insatser/aktiviteter som ni gör i era projekt och verksamheter som finansieras av oss. Den är dock inte obligatorisk fylla i utan kan användas som stöd när ni ska redovisa projektet/verksamheten till oss. Tänk på att kortfattade svar oftast är tillräckliga och att ni inte behöver besvara alla reflektionsfrågor om ni inte kan. 

Nämn vilka aktiviteter/insatser som har genomförts, beskriv dem kort. 

Reflektionsfrågor 

  • Vad var syftet med aktiviteten eller insatsen?  

  • Genomfördes aktiviteten enligt plan? Om inte, vad förändrades och varför?  

  • Vilka metoder eller arbetssätt användes?  

  • Vilka samarbeten eller resurser var viktiga för genomförandet?  

  • Fanns det några hinder eller utmaningar under genomförandet?  

  • Hur hanterades eventuella utmaningar?  

  • Nådde aktiviteten de personer eller grupper som var tänkta?  

  • Finns det något från genomförandet som ni särskilt vill dokumentera inför framtiden? 

Vilken målgrupp deltog? Var den exempelvis ny för er? 

Antal deltagare: 

Reflektionsfrågor 

  • Vilka deltog i aktiviteten eller insatsen?  

  • Var målgruppen densamma som ni planerade att nå?  

  • Nådde ni grupper som tidigare inte deltagit i er verksamhet?  

  • Hur fick deltagarna information om aktiviteten?  

  • Fanns det grupper som ni hade svårt att nå? Vad kan det bero på?  

  • Hur såg deltagandet ut i relation till era förväntningar?  

  • Fanns det något som underlättade eller försvårade deltagandet?  

  • Hur upplevde ni deltagarnas engagemang och delaktighet? 

Har insatsen följts upp (t.ex. enkät, samtal, observation)? På vilket sätt genomfördes den? Under och/eller efter insatsen? 

Om ja, berätta hur det gick, om det skett förändring under tiden samt efter insatsen, vad ser ni? 

Reflektionsfrågor 

  • Hur följde ni upp aktiviteten eller insatsen?  

  • Vilka metoder användes för att samla in synpunkter eller erfarenheter?  

  • Vad framkom i uppföljningen?  

  • Såg ni några förändringar under projektets gång?  

  • Vilka resultat eller effekter kunde ni se efter genomförandet?  

  • Fanns det något som överraskade er i utvärderingen?  

  • Hur upplevde deltagarna aktiviteten enligt uppföljningen?  

  • Vilka slutsatser kan ni dra utifrån det ni sett hittills?  

  • Finns det något ni skulle vilja följa upp vidare framöver? 

Hur fungerade er planering inför projektet/verksamheten? Hur gick det i själva genomförandet? Vad fungerade bra respektive mindre bra? Vilka lärdomar fick ni med er till nästa gång? 

Reflektionsfrågor 

  • Vad fungerade särskilt bra i planeringen och genomförandet?  

  • Vad fungerade mindre bra, och vad kan det ha berott på?  

  • Hur väl motsvarade resultatet era förväntningar?  

  • Vilka erfarenheter eller lärdomar tar ni med er?  

  • Behöver ni förändra något arbetssätt framåt?  

  • Finns det aktiviteter eller metoder ni vill utveckla vidare?  

  • Är det något ni skulle välja att inte göra igen?  

  • Hur reagerade målgruppen på aktiviteten eller insatsen?  

  • Har ni fått återkoppling som påverkar hur ni vill arbeta framöver?  

  • Har ni identifierat behov som ni inte tidigare uppmärksammat? 

Har ni noterat några förändringar (kunskap, attityder, beteenden)? 

Reflektionsfrågor 

  • Har ni sett några förändringar hos deltagarna efter insatsen?  

  • Vilka typer av förändringar har ni observerat?  

  • Har deltagarna uttryckt nya kunskaper, perspektiv eller insikter?  

  • Har ni sett förändringar i deltagarnas engagemang eller beteenden?  

  • Finns det exempel eller situationer som illustrerar förändringen?  

  • Bedömer ni att förändringarna är tillfälliga eller mer långsiktiga?  

  • Finns det grupper där förändringen varit större eller mindre?  

  • Vad tror ni har bidragit till eventuella förändringar? 

Övrigt ni noterat: 

Reflektionsfrågor 

  • Finns det något ytterligare ni vill dokumentera?  

  • Har något oväntat inträffat under projektets gång?  

  • Finns det erfarenheter, idéer eller behov som uppkommit?  

  • Har ni identifierat behov av fortsatt arbete eller nya insatser?  

  • Finns det något ni vill skicka med till framtida projekt eller verksamheter?  

  • Är det något ni vill lyfta som inte framgår under övriga rubriker? 

Senast uppdaterad: 09:11 - 18 augusti 2026