Steg 5: Följa upp och redovisa resultat och effekter

För att ni ska kunna ta tillvara de resultat som uppföljningen visar på behöver ni skapa förutsättningar för organisatoriskt lärande. Uppföljningar och utvärderingar behöver ligga till grund för ett kontinuerligt lärande och reflektion som i sin tur kan bli en drivkraft för förändring.  

På så sätt kan uppföljning och utvärdering bli en del av en utvecklingsspiral där erfarenheter och lärdomar av ert arbete bidrar till utveckling av verksamheten, som i sin tur bättre bidrar till jämställdhet. 

Uppföljning är insamling och bearbetning av data om något för att ta reda på om detta något blev som det var tänkt. 

Utvärdering är en noggrann efterhandsbedömning av en verksamhet och dess resultat. 

Det är viktigt under processens gång att följa upp arbetet, för att veta att ni är på rätt väg och att ni fullföljt det ni sagt ni skulle göra från början.  

Ni kan ta hjälp av ”Effekttrappan” som visar olika nivåer av uppföljning. Första steget börjar med magkänsla. Det handlar om att fånga upp tidiga signaler, till exempel era spontana upplevelser av en aktivitet som ni genomfört. Dessa signaler säger inget om bestående förändringar, men kan ge er viktig vägledning om insatsen är på rätt väg. Om ni enbart förlitar er på magkänslan kan det bli svårt att bevisa att ni uppnått något som lett till en faktisk förändring. 

I det andra steget följer ni upp projektet genom att gå igenom vad som genomförts, vad som fungerade bra och vad som kan utvecklas. Det ger lärdomar för framtida arbete. 

I det tredje steget inkluderar ni målgruppen. Det blir ett mervärde att låta de komma till tals och få hjälpa till att avgöra om ni prickat rätt. Ni kan exempelvis göra observationer, enkäter eller intervjuer med deltagarna. Om ni till exempel genomfört utbildningar kan ni fråga deltagarna före och efter en sådan aktivitet om upplevda förändringar eller förbättringar i deras beteenden, attityder och kunskaper. 

I det fjärde steget används kombinerade metoder, både kvalitativa och kvantitativa. 

Det sista steget kan dock vara svårt att genomföra för kortare projekttider. Men vi har dock sett att samverkan med lärosäten påverkat projektresultaten positivt. 

Om ni vill kunna bedöma om projektet eller verksamheten har bidragit till en förändring, kan ni göra en före- och efterundersökning. Det innebär att ni samlar in information både före och efter insatsen, så att ni kan jämföra utgångsläget med resultatet efter genomförandet. 

För att kunna bedöma om en förändring har skett behöver ni veta hur det såg ut från början. Tänk också på att information kan samlas in på olika sätt, till exempel genom enkäter, intervjuer, fokusgrupper eller observationer. Involvera gärna målgruppen när ni väljer metod. 

Efter att projektet eller verksamheten har följts upp och utvärderats är nästa steg att ta tillvara lärdomar och resultat i den ordinarie verksamheten. Implementeringen innebär att framgångsrika arbetssätt, metoder eller rutiner integreras i organisationens processer och styrning i den egna organisationen eller i samverkan med andra intressenter.  

För att säkerställa långsiktig effekt behöver ansvar, resurser och kompetens tydliggöras, samtidigt som medarbetare och chefer involveras i förändringsarbetet. En plan för fortsatt uppföljning efter bidragsperioden slut bör också tas fram för att följa hur de nya arbetssätten används och vilka effekter de ger över tid. 

Efter att projektet eller verksamheten har implementerats är nästa steg att sprida era resultat och erfarenheter.  

Internt kan det ske genom exempelvis presentationer, workshops, metodstöd, utbildningsinsatser och dokumentation som gör kunskapen tillgänglig för berörda medarbetare och verksamheter. Erfarenhetsspridningen bidrar till organisatoriskt lärande och ökar förutsättningarna för att framgångsrika arbetssätt får genomslag i hela organisationen. 

Externt kan erfarenheter och resultat delas med andra myndigheter, kommuner, civilsamhällesorganisationer, forskningsaktörer eller andra relevanta målgrupper genom rapporter, konferenser, nätverk och digitala kanaler. En strukturerad extern spridning stärker möjligheterna till kunskapsutbyte, samverkan och vidareutveckling av effektiva metoder och arbetssätt inom området. 

Det handlar inte bara om att informera om vad ni har gjort, utan också om att göra det möjligt för andra att förstå och använda de erfarenheter och lärdomar som kommer ur projektet. 

Som bidragsmottagare ska ni redovisa till oss hur ni har använt ert bidrag och vilka resultat och effekter ni har nått/åstadkommit efter varje bidragsår.  

Här kan det vara hjälpsamt för er att gå igenom projektdagboken så att ni inte glömmer bort någon aktivitet ni ska redovisa.