Steg 3: Planera med hjälp av verksamhetslogik

Det är viktigt att er ansökan är förankrad inom er organisation och att det finns en tydlig plan för organisation- och ledning. I likhet med andra förändrings- och utvecklingsarbeten är det styrelsen eller ledningen som har det övergripande ansvaret för att skapa förutsättningar för arbetet, till exempel genom att följa upp utvecklingen, efterfråga resultat och säkerställa att det finns tillräckliga resurser. 

Det behöver också vara tydligt vem som ansvarar för att samordna och driva arbetet framåt. Att ha en projektledare eller verksamhetsledare med ett tydligt mandat och en strategisk placering i organisationen har visat sig vara en viktig framgångsfaktor. När den som leder arbetet har bra och kontinuerlig kontakt med styrelsen eller ledningen ökar möjligheten att hantera utmaningar, fatta beslut och skapa långsiktighet i projektet eller verksamheten. 

Ett sätt att organisera arbetet kan vara att skapa en arbetsgrupp eller styrgrupp där både representanter från styrelsen eller ledningen och medarbetare med verksamhetskompetens ingår. Det kan bidra till gemensam förståelse, bättre samordning och göra det enklare att identifiera och hantera eventuella svårigheter under projektets eller verksamhetens gång.  

Det behöver även vara tydligt vem som ansvarar för återrapportering och uppföljning, både internt i organisationen och till oss som bidragsgivare. 

En väl genomtänkt verksamhetslogik är ett stöd i hela arbetet – från planering och genomförande till uppföljning och redovisning. När ni har analyserat målgruppens behov och beskrivit vilket problem ni vill bidra till att lösa är nästa steg att formulera vilka effekter ni vill uppnå. 

Börja med att fundera på vilka förändringar ni vill se på längre sikt. Det blir projektets eller verksamhetens effekter. Formulera därefter vilka resultat eller förändringar som behöver uppnås under projekttiden. Det blir era mål och delmål. Nästa steg är att identifiera vilka aktiviteter som behöver genomföras för att nå delmålen. 

Att planera på det här sättet kallas verksamhetslogik. 

En verksamhetslogik beskriver sambandet mellan: 

Här har vi tagit fram en mall som ni kan använda er av när ni arbetar med att ta fram er verksamhetslogik.  

Effekter beskriver vilken förändring ni vill bidra till över tid. Det handlar om vad som kan förändras på längre sikt för målgruppen eller i samhället. Vad hoppas ni kunna lära er under arbetet och vilken effekt kommer ert arbete att få för målgruppen på lång sikt?   

Ni kan till exempel beskriva:   

När ni har genomfört era analyser och formulerat förväntade effekter, mål och delmål är nästa steg att planera vilka aktiviteter som behövs. 

Det är vanligt att välja aktiviteter som är enkla att genomföra eller som organisationen redan har erfarenhet av. Försök i stället att utgå från vilka aktiviteter som har bäst förutsättningar att bidra till de långsiktiga effekter ni vill uppnå och till de mål och delmål ni har satt upp. 

Fundera också på hur projektet eller verksamheten kan bidra med ny kunskap eller utveckla arbetssätt som stärker arbetet för den målgrupp ni riktar er till. 

Beskriv därför:  

Planera för att samverka med andra aktörer

Många av de samhällsutmaningar som våra bidrag ska bidra till att lösa är komplexa. Det innebär att enskilda aktörer sällan har hela lösningen. För att skapa varaktig förändring behöver olika perspektiv, resurser och erfarenheter mötas. Alla projekt och verksamheter som har fått bidrag från oss har olika förutsättningar för samverkan. 

Inom vissa bidragsformer, som till exempel vårt statsbidrag för våldsförebyggande arbete, har vi möjlighet att prioritera ansökningar där det finns goda möjligheter till samverkan med andra aktörer. Detta eftersom vi vet att våldet i samhället är ett mycket komplext problem där ingen enskild organisationen kan stoppa våldet ensamt. 

När ni utvecklar er samverkan, enligt modellen nedan, säkerställer ni att ni har en gemensam bild av behovet och problemet, era respektive förväntningar på hur ni ska samverka samt en tydlighet i vem som ska ansvara för vad. Samverkan kan också handla om att ta ansvar för olika delar i projektet eller verksamheten, till exempel att ett lärosäte (universitet eller högskola) ansvarar för utvärdering av ert projekt eller verksamhet – se mer om det nedan.   

Om ni väljer att samverka i ert projekt eller verksamhet ska ni tillsammans ta fram en avsiktsförklaring. Den ska båda parter skriva under och skicka med i ansökan. Den är inte juridiskt bindande. Tänk på att planera för samverkan i god tid så att alla samverkansparter har möjlighet att förankra projektet eller verksamheten i sina respektive organisationer. 

 

I ett informationsutbyte delar ni med er av era respektive kunskaper och/eller erfarenheter. När ni jobbar med samordning så anpassar ni aktiviteter i era respektive arbeten för att undvika dubbelarbete. I ett samarbete genomför ni delar av arbetet tillsammans och i ett samskapande tar ni ett delat ansvar för helheten där ni utvecklar och genomför insatsen gemensamt.

 

Ni ska redan i planeringsfasen tänka på hur ni löpande följer upp genomförda aktiviteter och dess resultat med hjälp av både kvantitativa och kvalitativa metoder. Kvantitativ metod handlar om att samla in och analysera siffror. Den används när man vill veta hur vanligt något är, hur många det gäller eller om det finns skillnader mellan grupper. Exempel är enkäter med fasta svarsalternativ eller statistik över deltagare, ålder eller kön. 

Kvalitativ metod handlar om att samla in och analysera beskrivningar, erfarenheter och upplevelser. Den används när man vill förstå hur människor upplever något, varför något händer eller hur ett problem ser ut i praktiken. Exempel är intervjuer, fokusgrupper eller öppna svar i en enkät. 

Verksamhetslogiken är ett stöd när ni följer upp ert arbete. Den hjälper er att:  

I många förändringsarbeten växer kunskap och lärdomar fram successivt under genomförandet. För att viktiga insikter inte ska gå förlorade är det därför bra att avsätta återkommande tid för reflektion och uppföljning. Genom att regelbundet följa upp resultat, utmaningar och lärdomar blir det lättare att sprida erfarenheter, förstå vad som fungerar och använda kunskapen i det fortsatta arbetet.  

Hur ni följer upp arbetet bör anpassas efter vilken typ av aktiviteter ni genomför. 

Exempel på olika aktiviteter och hur ni kan följa upp dem: 

Inom statsbidraget för visst våldsförebyggande arbete har vi möjlighet att prioritera ansökningar där ni samverkar med ett lärosäte i utvärderingen av projektet eller verksamheten. Vi rekommenderar därför att ni tar kontakt med ett relevant universitet, högskola eller en enskild forskare i god tid före ansökan, så att formerna för samverkan kan planeras och förankras. 

Tänk också på att utvärdering i samverkan med universitet och högskolor i vissa fall kan omfattas av etikprövningslagen.  

Hos Etikprövningsmyndigheten finns en vägledning som kan hjälpa er att bedöma om det ni planerar omfattas av etikprövningslagen. Tänk på att en etikprövning kan ta tre till sex månader och därför behöver planeras in i god tid. 

Ni behöver också ta höjd för kostnader för både utvärdering och eventuell etikprövning när ni planerar projektets budget.